01. Identificación del responsable
Centro Audiológico Especializado CAE S.A.S., identificado con NIT 900.261.398-1, institución prestadora de servicios de salud (IPS) que opera bajo la marca d'audio, es el responsable del tratamiento de los datos personales recolectados en desarrollo de sus actividades.
- Domicilio y dirección: Cra. 19c #86-30 Oficina 207, Bogotá D.C., Colombia.
- Correo electrónico para asuntos de datos personales: cae@daudio.co.
- Teléfono (PBX): (601) 745 7055.
- Sitio web: https://daudio.co.
02. Marco legal
Esta política se expide en cumplimiento del artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015) y demás normas que los modifiquen, adicionen o complementen. En lo relacionado con la historia clínica, se aplican además las normas especiales del sector salud que regulan su reserva, custodia y conservación.
03. Definiciones
Para efectos de esta política se tendrán en cuenta las siguientes definiciones, conforme a la ley:
- Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.
- Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
- Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
- Dato sensible: aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, como los datos relativos a la salud.
- Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
- Responsable del tratamiento: persona que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
- Encargado del tratamiento: persona que realiza el tratamiento de datos por cuenta del responsable.
- Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- Transferencia: envío de datos personales a un receptor que a su vez es responsable del tratamiento, dentro o fuera del país.
- Transmisión: comunicación de datos personales a un encargado para que realice el tratamiento por cuenta del responsable.
04. Principios
El tratamiento de datos personales se rige por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad, establecidos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012.
05. Datos personales que tratamos
Dependiendo de la relación que tenga con nosotros, podemos tratar las siguientes categorías de datos:
- Datos de identificación: nombres, apellidos, tipo y número de documento, fecha de nacimiento, sexo.
- Datos de contacto: dirección, teléfono, correo electrónico.
- Datos de afiliación al sistema de salud: EPS, régimen, plan de medicina prepagada o póliza.
- Datos de salud: antecedentes, resultados de pruebas audiológicas, diagnósticos, tratamientos, dispositivos auditivos y demás información contenida en la historia clínica.
- Datos de niños, niñas y adolescentes, cuando son pacientes de la IPS.
- Datos suministrados a través de formularios del sitio web, líneas telefónicas y canales de atención.
06. Finalidades del tratamiento
Los datos personales serán tratados para las siguientes finalidades:
- Agendar, confirmar, reprogramar y gestionar citas.
- Prestar los servicios de evaluación, diagnóstico, tratamiento, cuidado y seguimiento de la salud auditiva.
- Elaborar, custodiar y conservar la historia clínica de acuerdo con la normatividad del sector salud.
- Realizar trámites de autorización, facturación y cobro ante EPS, entidades de medicina prepagada, aseguradoras y pacientes particulares.
- Cumplir obligaciones legales y reportes a autoridades sanitarias y de control.
- Atender peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y felicitaciones.
- Realizar encuestas de satisfacción y medir la calidad del servicio.
- Enviar recordatorios de controles, información sobre salud auditiva, servicios y campañas de d'audio, cuando el titular lo haya autorizado.
- Gestionar la relación con proveedores, contratistas y colaboradores, cuando aplique.
07. Tratamiento de datos sensibles
Los datos relativos a la salud son datos sensibles. Su tratamiento se realiza únicamente con la autorización explícita del titular, salvo las excepciones previstas en la ley, y con las medidas de seguridad y confidencialidad requeridas. El titular no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles ni a responder preguntas sobre ellos; sin embargo, algunos de estos datos son necesarios para la prestación del servicio de salud.
La historia clínica es un documento privado sometido a reserva. Solo puede ser conocida por el paciente, el equipo de salud, las autoridades judiciales y de salud en los casos previstos en la ley, y las demás personas determinadas en la normatividad vigente.
08. Datos de niños, niñas y adolescentes
El tratamiento de datos de menores de edad se realiza respetando su interés superior y sus derechos fundamentales, conforme al artículo 7 de la Ley 1581 de 2012. La autorización será otorgada por su representante legal, teniendo en cuenta la opinión del menor según su madurez y capacidad de entendimiento.
09. Derechos de los titulares
De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando no sea requerida por ley.
- Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual que impida su eliminación, como ocurre con la historia clínica.
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales objeto de tratamiento.
10. Autorización del titular
La autorización puede obtenerse por escrito, de forma verbal, mediante formularios físicos o digitales, o a través de conductas inequívocas que permitan concluir que fue otorgada. d'audio conservará prueba de dicha autorización. No se requiere autorización en los casos previstos en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, entre ellos, los casos de urgencia médica o sanitaria.
11. Procedimiento para consultas y reclamos
El titular, sus causahabientes, su representante o apoderado pueden ejercer sus derechos a través del correo cae@daudio.co, del PBX (601) 745 7055 o de forma presencial en Cra. 19c #86-30 Oficina 207, Bogotá.
Consultas: serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de su recibo. Si no fuere posible atenderla en ese término, se informarán los motivos y la fecha de respuesta, que no podrá superar cinco (5) días hábiles adicionales.
Reclamos: deben contener la identificación del titular, la descripción de los hechos, la dirección de contacto y los documentos que se quieran hacer valer. Si el reclamo está incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes para que subsane las fallas; si transcurridos dos (2) meses no presenta la información, se entenderá que ha desistido. El término máximo para atender el reclamo es de quince (15) días hábiles, prorrogables hasta por ocho (8) días hábiles adicionales, informando al interesado los motivos.
12. Área responsable
Las peticiones, consultas y reclamos relacionados con datos personales son atendidos directamente por Centro Audiológico Especializado CAE S.A.S., a través del correo cae@daudio.co, del PBX (601) 745 7055 o de forma presencial en Cra. 19c #86-30 Oficina 207, Bogotá.
13. Transferencia y transmisión de datos
d'audio podrá transmitir o transferir datos personales a terceros, como EPS, aseguradoras, laboratorios, proveedores de dispositivos auditivos, proveedores tecnológicos y autoridades, únicamente para cumplir las finalidades aquí descritas o las obligaciones legales, exigiendo a dichos terceros el cumplimiento de la normatividad de protección de datos. Las transferencias internacionales se realizarán conforme a lo dispuesto en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.
14. Medidas de seguridad
d'audio adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales contra adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
15. Vigencia y modificaciones
Esta política rige a partir de su publicación. Las bases de datos permanecerán vigentes durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades del tratamiento y los plazos de conservación exigidos por la ley, en particular los aplicables a la historia clínica. Cualquier cambio sustancial en esta política será comunicado oportunamente a los titulares a través de los canales de d'audio.